Sådan Skriver Du Et Brev Til Enhver Lejlighed

2024 Forfatter: Francis Oldridge | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-16 20:38

Borte er de dage, hvor brevskrivning var det foretrukne kommunikationsmiddel mellem forretningsforbindelser, familie, venner og stjernekorsede elskere. Sneglemail kan stort set høre fortiden til, men se dig omkring på din moderne livsstil, og du vil se, at kunsten i det skrevne ord langt fra er død. Chancerne er, at du bruger en stor del af både dit personlige og professionelle liv på at kommunikere vitext eller e-mail, og der er stadig scenarier, der kræver det gammeldags formaterede brev (selvom du er mere tilbøjelig til at sende det med hele internettet end du er at slå stempel på det). Kommunikation er afgørende for enhver interaktion og at vide, hvordan man finder den rigtige tone i skriftlig korrespondance, er vigtig færdighed, uanset om du skriver kærlighedsbrev eller opsigelsesbrev. For at hjælpe dig med at komme på rette spor har vi sammensat denne guide til, hvordan du skriver brev til enhver situation.

Definer dit formål og din målgruppe

Inden du kan sætte pen på papir - eller rettere, fingerspidserne på tastaturet - skal du tage dig tid til at tænke over, hvad det er, du vil opnå med dit brev. Du ville ikke tale med din chef på samme måde som du ville tale med din vigtige anden, så du skulle heller ikke skrive til dem på samme måde. Saml dine tanker, inden du begynder at skrive, ved at stille dig selv nogle få enkle spørgsmål:

Hvem skriver jeg til?

Kender du den person, du skriver til, eller vil dette være din første kommunikation med dem? Den måde, hvorpå vi kommunikerer med hinanden, ændrer sig naturligt, jo mere fortroligt vi bliver, så sørg for, at du vurderer dit forhold til den person, du skriver til, før du starter. Dette hjælper dig med at undgå at virke for afslappet eller for kort for situationen.

Hvad prøver jeg at opnå?

Følger du op på jobsamtale eller skriver feriebrev til din familie? Ligesom dit forhold til modtagerne af dit brev betyder noget, gælder også den sammenhæng, hvor du skriver det. Du skal altid være sikker på at holde professionel kommunikation netop det - professionelt - selvom du har venskab med den kollega eller forretningsforbindelse, du skriver til. Tænk på professionel kommunikation som en del af din overordnede professionelle profil. Du vil ikke have doven, rå eller alt for afslappet e-mail til din ven i regnskabsafdelingen på din LinkedIn-profil, så du skal heller ikke have det i din udbakke. Det modsatte gælder også; hvis du skriver tak til dit søde lille gam-gam, er det sidste, du vil gøre, at lyde som om du holder et forretningsmøde. Husk dit mål, når du udarbejder dit brev og sætter dig selv i modtagerens sko.

Har jeg alle de oplysninger, jeg har brug for til at kommunikere?

Dette er især vigtigt i forretningskommunikation. De fleste af os har været i den modtagende ende af en lang række e-mail-opfølgninger, fordi afsenderen ikke havde alle fakta i orden, før de ramte send. Vær ikke den fyr, der sender fem e-mails, når en ville gøre det. Denne form for uorganiseret e-etikette med strøm af bevidsthed kommer i bedste fald over som irriterende og i værste fald ligefrem forvirrende og uprofessionel. Hvis du har mange vigtige oplysninger at komme igennem skriftligt, skal du notere en hurtig liste med punkter med alt, hvad du har brug for at formidle, så du kan sikre dig, at du har dækket alt, inden du sender.

Find tid til formatering

Formatering er kritisk i formel kommunikation, både for at præsentere dig professionelt og for at formidle information logisk. Vi har en tendens til at arbejde i hurtigere tempo, når vi kommunikerer med virksomheder, organisationer eller kolleger, fordi denne kommunikation sker i begrænsede timer. Så det er vigtigt, at du får din pointe hurtigt og tydeligt frem - hvilket er meget lettere at gøre med formatering.

Sådan skriver du professionelt brev

Job ansøning; Opsigelsesbrev; Referencebrev; Anbefalingsbrev, interesse eller hensigt osv

Du er sandsynligvis bekendt med det standardformelle brevlayout, selvom du ikke selv har skrevet et. De fleste virksomheder og organisationer følger dette format, fordi det let kan genkendes og kan scannes. Formelle brevskabeloner er bredt tilgængelige og er inkluderet i de fleste tekstbehandlingsprogrammer. Du kan også vælge at oprette din egen fra bunden eller tilpasse brevskabelon til gentagen brug. Her er nogle vigtige ting, du skal huske på, når det gælder skrivning og formatering af formelt brev:

1. Brug titler. Hvis du sender en intern e-mail til en kollega eller et teammedlem, er det sandsynligvis fint at adressere dem med deres fornavn, men når du kommunikerer med forretning, organisation eller professionel kontakt uden for eller højere op i din virksomhed, du skal aldrig henvende dig til dem kun ved deres fornavn.

2. Undgå uformelle hilsener. Start dit brev med "Kære …" (brug ikke "Hej", "Hej" eller en lignende hilsen) og adresser modtageren med deres titel og enten deres fulde navn eller deres efternavn (for eksempel: "Kære Mr. John Smith,”eller” Kære Dr. Johnson”). Hvis du ikke allerede har kontakt hos den organisation, du skriver til, skal du tjekke hjemmesiden for at se, om du kan finde den relevante persons navn og titel. Hvis du ikke kan finde en persons navn, skal du rette det til den relevante afdeling eller gruppe (dvs. "Kære det manuelle personale" eller "Kære redaktionsteam"). Hvis du absolut ikke kan bestemme den rette person eller afdeling, du kan adressere, kan du bruge "Til hvem det kan bekymre sig", men vær opmærksom på, at dette sandsynligvis betyder, at dit brev bliver nødt til at blive sendt til de rigtige mennesker, når det ankommer, hvilket kan resultere i forsinket reaktion.

3. Inkluder datoen. Hvis dit brev vil være indeholdt i brødteksten til en e-mail, vil din e-mail-klient stemple det med dato og klokkeslæt, men hvis du sender dit brev som en vedhæftet fil eller via mail, inklusive datoen øverst, hjælper begge dig og modtageren holder styr på det rette tidspunkt til opfølgning.

4. Gør det let at kontakte dig. Sørg for at angive dit navn (første og sidste, inklusive din foretrukne titel) og dine kontaktoplysninger. Hvis du sender fysisk brev eller digital kopi af formateret brev, skal du medtage din adresse og telefonnummer øverst, så det øjeblikkeligt er tilgængeligt for modtageren. Når du sender e-mails, tror du måske, at din e-mail-adresse i feltet "Fra" er tilstrækkelig, men sandheden er, at du ikke ved, hvordan modtageren måske foretrækker at følge op med dig. Opret professionel e-mail-signatur, der inkluderer dit telefonnummer, adresse og alle relevante sociale netværksprofiler, hvor du er fortrolig med at blive kontaktet.

5. Brug formelt sprog. Ud over den åbenlyse udeladelse af eksplosiver eller alt for afslappet sprog betyder det også ikke at bruge sammentrækninger (dvs. "Jeg vil ikke være på dette kvartals møde" i modsætning til "Jeg vil ikke være der").

6. Begrav ikke lede. Professionel kommunikation kræver effektivitet, så sørg for, at du kommer til hovedpunktet i dit brev så hurtigt som muligt. Det er bedre at have dit brev til at være kortfattet halv side end at prøve at strække det ud til hel side med fyldstof.

7. Korrektur, derefter korrekturlæses igen. Programmer som Microsoft Word har indbygget stave- og grammatikkontrol, og det skal altid være dit første pass ved korrekturlæsning. Ofte vil de endda tilbyde forslag til at gøre dit brev mere kortfattet og direkte, hvilket er stor hjælp, når du skriver formelt brev. Der er også onlineværktøjer som Grammarly, der kan hjælpe dig med din første korrekturlæsning. Stop dog ikke ved en passage gennem stavekontrol; du bør også læse dit brev i sin helhed for at kontrollere for fejl. Pro tip: Læs dit brev højt for dig selv eller for at læse det baglæns (fra det sidste ord til det første) for at hjælpe dig med at fange skrivefejl eller underlig formulering. Hvis det er noget meget vigtigt, skal du også få et andet sæt øjne på det.

8. Vær venlig, men professionel. Du vil bestemt ikke afslutte et brev til klienten med hjertelig "Love ya!" men det betyder ikke, at du skal være kold og steril. Afslut dit brev med tættere (kendt i ord-nørd cirkler som valediction) som "venlig hilsen", "tak for din tid", "respektfuldt din" eller "bedste ønsker" for at tilføje varmen til brevet uden at krydse nogen linjer.

9. Skriv det. I nutidens verden er der ingen vej rundt: Hvis du hånd skriver et formelt forretningsbrev, vil du se uprofessionelt ud. Det er også et godt strejf at udskrive din konvolut i stedet for at håndtere den.

10. Modstå trangen til at blive kreativ. Forsøg ikke at jazz dit brev op med skøre farver eller smarte skrifttyper. Vi er glade for, at du føler dig kunstnerisk, men professionel korrespondance er normalt ikke tidspunktet eller stedet. Hold dig til standarderne, som Times New Roman og almindelig sort-hvid.

Sådan skriver du personligt brev

Kærlighedsbrev, takbrev, undskyldningsbrev osv

Personlige breve er hvor du kan strække dine vinger lidt og få de kreative juice til at flyde. Selvom specielle detaljer sandsynligvis vil blive værdsat i personlige breve, er der stadig nogle retningslinjer, du skal huske på.

1. Vær ikke for kort. Du vil ikke vandre uendeligt i tre sider, før du kommer ind i hjertet af din besked, men det er rart at inkludere afslappet samtale i et personligt brev for at vise modtageren, at du tog noget ekstra tid for at få forbindelse til dem. Hvis du ikke har talt med modtageren i et stykke tid, skal du udfylde dem i dit liv og spørge dem om deres. Hvis du takker dem for noget, skal du tage nogle udvidelser til at forklare, hvad det betød for dig. Afhængigt af sammenhængen kan det endda være en god fornemmelse at injicere lidt humor i brevet.

2. Brug afslappet hilsen. Ligesom det er underligt at starte brev til din chef med "Yo Ted", er det lige så underligt at starte brev til din mor med "Kære fru Carol Jackson." Det er helt hensigtsmæssigt at henvende sig til modtageren af personlige breve ved deres fornavn - eller endda kaldenavn, hvis du er særlig tæt - og starte med en mere afslappet hilsen som "Hej" i stedet for "Kære", du skal bruge i professionel kommunikation.

3. Omfavn kreativitet uden at ofre læsbarhed. Disse funky skrifttyper og høje farvepaletter, som du ikke kunne bruge i dit sidste forretningsbrev, finder muligvis hjem i dine personlige breve. Selvom du ikke vil gå så langt som at gøre dit brev til noget kryptisk virvar af mikroskopisk manuskript og iøjnefaldende farver, er det helt fint at ryste din lige snørede professionelle person af og have mere sjov. Hvis du sender brevvisnail-mailen, er det en god fornemmelse at skrive den på den gammeldags måde, forudsat at din håndskrift ikke er blevet spredt i manglet kyllingeskrabe af teknologiens udbredelse.

På et tidspunkt, hvor det ser ud til, at alle foretrækker at sende tekst i tre ord frem for enhver udvidet kommunikation, kan udkast til brev føles skræmmende eller endda skræmmende. Men hvis du følger disse retningslinjer, vil din brevskrivning være på plads i enhver situation.